Unified Communications - Korlátlan kapcsolattartás

2011-09-20

A megfelelő kommunikációs struktúra kialakítása ma már nem csak a nagyvállalatok versenyképességének egyik stratégiai fontosságú eleme, hanem a közép- és kisvállalkozások számára is nélkülözhetetlen a gördülékeny és költség hatékony munkavégzéshez. A beérkező információk megnövekedett mennyisége és a felgyorsult munkafolyamatok mellett ma már elengedhetetlen, hogy a különböző kommunikációs csatornákat egy rendszerbe foglalva, összehangoltan kezeljük. Az egységes kommunikáció standardizált, innovatív technológiái és szolgáltatásai ezt teszik lehetővé, nem csak a nagy, de a kisebb vállalatok számára is.

Hatékonyan, de hogyan?

Az üzleti folyamatok optimalizálásnak egyik kulcsa a hatékony kommunikációs rendszer. Legyen szó kis- vagy nagyvállalatról, a tervezés során felmerülő kihívások azonosak. Az első adottság, amellyel szembe kell nézniük a cégvezetőknek, a túlterhelt és a párhuzamosan futó kommunikáció. A vállalatok munkatársai minimum öt egymástól független felületet használnak információküldésre, illetve kapcsolattartásra: az e-mailt, a vezetékes- és a mobiltelefont, az azonnali üzenetküldési megoldásokat illetve a web konferenciát. Ezeknek az egymástól független eszközöknek a nem megfelelően összehangolt használata információ és időveszteséget okozhat a munkafolyamatok során, arról nem is beszélve, hogy az eltérő gyártók és szolgáltatók miatt az üzemeltetés és a karbantartás sem egy rendszerben történik, további időveszteséget, és plusz költségeket generálva a vállalat számára. Az üzleti kommunikáció egy másik gyakori kihívása az egymástól távollévő munkatársak, partnerek kommunikációjának összehangolása. A munkatársak közötti technológiailag szervezett és optimalizált kommunikáció hiánya, nem csak belső konfliktusokhoz, de az ügyfelek és a partnerek alacsonyabb szintű kiszolgáláshoz is vezethet. Az üzletfelekkel történő kapcsolattartás alacsony színvonala, illetve annak hiánya pedig csökkenti a vásárlói lojalitást, és nem utolsó sorban a vállalat bevételeit, illetve profitját. Nem hagyhatók figyelmen kívül a klasszikus kommunikációs csatornák fenntartásával járó magas költségek sem: több, egymástól távol lévő telephely esetén a távolsági hívásokra, vagy akár az utazásra fordított összeg is jelentős tétel lehet a kiadások sorában. Mi tehát a megoldás?

Kapcsolatfelvétel egyszerűen, bárhol, bármikor

A multinacionális vállalatok munkatársai számára már nem ismeretlen fogalom a unified communications. Az egységes kommunikáció lényege, hogy a különböző üzleti kommunikációhoz kapcsolódó eszközök és alkalmazások egy összehangolt rendszerben jelennek meg. A felhasználó egyetlen platformon keresztül képes elérni például a levelezését, hangpostáját, SMS-üzeneteit és chatfiókját, használhatja mobilkommunikációs eszközeit és alkalmazásait. A kommunikációs csatornák integrációja a gyakorlatban például úgy nyilvánulhat meg, hogy a nem fogadott hívásokról szóló értesítések megjelennek a felhasználó postafiókjában, vagy egy e-mailben küldött telekonferencia-időpont esetén a címzettekre kattintva a rendszer automatikusan tárcsázza a résztvevők telefonszámát.

Az egységes kommunikációt használó rendszerben minden felhasználó saját fiókkal rendelkezik, amely nyilvántartja az általa használt valamennyi csatornát, a mobiltelefontól az instant üzenetküldő fiókig. A felhasználó jelenléti információinak megadásával szabályozhatja, hogy az adott helyen és időpontban milyen típusú üzeneteket kíván fogadni. Ha például valaki éppen egy megbeszélésen vesz részt, akkor a rendszer figyelmeztet bennünket, hogy hiába próbálnánk mobilon elérni az illetőt - egyszerűbb, ha e-mailt, vagy chat-üzenetet írunk neki.

Az említett példákból is érezhető, hogy milyen előnyöket kínál az egységes kommunikáció. Egyrészt az elérni kívánt személy aktuális helyzetéhez alkalmazkodva választhatjuk meg a kommunikációs csatornát, ezáltal növelve annak esélyét, hogy üzenetünk célba érjen és a megfelelő hatást váltsa ki. Minimálisra csökken az információ átfutásának ideje, amely kritikus döntési helyzetekben és gyors reagálást igénylő problémák megoldásában akár kulcsfontosságú szerepet is játszhat. Másrészt általánosságban elmondható, hogy ez a megoldás érezhetően gyorsítja a munkafolyamatokat, ami munkaórákban és pénzben is mérhető megtakarítást jelent a cégek számára.

Nagyvállalati szolgáltatás kisvállalati környezetben

Az innovatív technológiai megoldások fejlesztésének fő hajtóereje természetesen a multinacionális vállalatok egyre magasabb igényeinek kielégítése, ám ezek a fejlesztések idővel megjelennek a helyi nagyvállalatok, illetve később a KKV-k szintjén is. Az egységes kommunikáció Amerikában és Európa nyugati felén évek óta jelen lévő és széles körben alkalmazott megoldás, ugyanakkora már hazánkban is egyre nagyobb teret hódít. A multinacionális cégek azért is alkalmazzák előszeretettel ezt a technológiát, mert a különböző országokban található leányvállalatok és a telephelyek között is képes biztosítani a kapcsolatot. Viszont éppen a nemzetközi népszerűség okán már itthon is elérhetők olyan egységes kommunikációt kínáló megoldások, amelyeket kifejezetten a kis- és középvállalatok igényei szerint alakíthatók. Ezek funkcionalitása alig tér el a nagyvállalatok számára kínált szolgáltatáscsomagtól, mindössze a rendszer skálázhatóságában találunk különbséget.

A virtualizációs megoldások

Annak köszönhetően, hogy a kommunikációs megoldások informatikai alkalmazássá váltak, az egységes kommunikációs rendszerek immár virtuális környezetbe is illeszthetők, biztosítva a technológia nyújtotta minden előnyt. A virtualizáció különösen a KKV-k számára lehet fontos, hiszen jelentős mértékben hozzájárulhat az informatikai kiadások optimálisabb elosztásához. Az ő esetükben a virtualizáció jellemzően nem házon belül, hanem egy külső cloud-szolgáltató közvetítésével valósul meg. A fizikai szerverek számának csökkentése révén a hardverre fordított költség kevesebb lesz, miközben nő a kihasználtság és a rendelkezésre állás mértéke. Egy esetleges rendszerhiba esetén is könnyen visszaállítható az eredeti állapot, ezáltal pedig megelőzhető az adat- és információveszteség is. Ezáltal garantálható a kommunikációs csatornákon, például e-mailben és egyéb alkalmazásokon keresztül érkező információk megőrzése és visszakereshetősége.

"Rugalmasan méretezhető infokommunikációs rendszereinknek köszönhetően bármilyen méretű és struktúrájú kommunikációs hálózatok kiépítése lehetséges a különálló alközpontoktól kezdve egészen a globális nemzetközi kommunikációs hálózatokig. Az innovatív komplex megoldások ezért a kisvállalatok igényeihez is tökéletesen testre szabhatók és implementálhatók" - mondta Kovács Imre, az Enterprise Group UC műszaki vezetője.